Root Marketing PartnersRoot CRM là nơi cả đội theo dõi một khách hàng từ lúc họ mới điền form trên website cho tới lúc tiền về tài khoản — không còn cảnh thông tin nằm rải rác trong hộp thư, file Excel và tin nhắn Zalo của từng người.
Năm bước dưới đây là xương sống của cả CRM. Mọi chức năng khác đều phục vụ một trong năm bước này.
Khách để lại thông tin
Khách điền form trên rootagency.vn. Trong vài giây, CRM đã có lead — không ai phải chép tay từ email sang.
AI đọc và chấm điểm
Claude đọc nội dung khách khai, đoán ngành, mức độ quan tâm, chấm điểm 0–100 và soạn sẵn thư trả lời để bạn duyệt.
Chăm và chốt
Kéo lead qua từng giai đoạn, hẹn tư vấn, gửi báo giá. Hệ thống nhắc khi lead nằm im quá lâu.
Ký và triển khai
Báo giá được duyệt thì chuyển thẳng thành hợp đồng, dự án và hoá đơn — không nhập lại số liệu lần nào.
Thu tiền và đối soát
Hoá đơn, phiếu thu, sổ quỹ, đối chiếu công nợ. Chứng từ đính kèm ngay cạnh nghiệp vụ phát sinh.
Ba việc cần biết trong mười phút đầu tiên.
Không ai tự đăng ký được. Tài khoản do quản trị viên tạo trong Cài đặt → Người dùng.
Lưu ý — Email dùng để đăng nhập cũng chính là email hiện trên báo giá và thư gửi khách khi bạn là người phụ trách.
Vào hệ thống bằng cách tiện nhất với bạn.
Lưu ý — Không ai gửi mật khẩu cho bạn qua email. Lần đầu vào bằng Google hoặc mã, rồi tự đặt mật khẩu riêng.
Ô tìm kiếm trên thanh trên cùng tìm xuyên lead, công ty, liên hệ, dự án, báo giá.
Từ lúc khách để lại thông tin cho tới lúc ký hợp đồng.
Nơi mọi khách hàng tiềm năng đổ về, dù đến từ form website hay bạn nhập tay.
Lưu ý — Điểm AI là gợi ý, không phải phán quyết. Đọc phần tóm tắt bên dưới điểm số trước khi quyết định ưu tiên ai.
Claude soạn sẵn thư trả lời cá nhân hoá cho từng lead, bạn sửa rồi mới gửi.
Lưu ý — Bấm “Soạn lại” nếu bản nháp chưa ưng — Claude viết bản mới dựa trên chính dữ liệu lead đó.
Bảng kéo thả để nhìn cả phễu bán hàng trong một màn hình.
Soạn báo giá nhiều hạng mục, gửi link cho khách xem và tự tick chọn.
Lưu ý — Đầu trang báo giá có khối “Việc cần làm tiếp”: nó đọc tình trạng thật (khách chưa mở, đã xem rồi im lặng, sắp hết hiệu lực) và nói thẳng nên làm gì hôm nay.
Khách tự chọn khung giờ trống của bạn, không cần nhắn qua nhắn lại.
Lưu ý — Hệ thống tự gửi thư xác nhận kèm file lịch, và nhắc lại trước buổi hẹn.
Gửi bản tin cho một nhóm lead, khách hàng hoặc nội bộ.
Lưu ý — Mọi thư gửi khách đều có link huỷ nhận. Đừng bỏ nó — người muốn thoát mà không thoát được sẽ bấm “báo thư rác”, hại tên miền gửi của cả công ty.
Khách làm bài đánh giá trên website, CRM dựng báo cáo để bạn gửi lại.
Lưu ý — Báo cáo còn ở dạng nháp thì khách mở link sẽ không xem được — nhớ chuyển sang công khai trước khi gửi.
Danh bạ ở cấp tổ chức và cấp người.
Sau khi ký: làm việc, giao bài, chấm công.
Chia hợp đồng thành đầu việc, giao người, theo hạn.
Lên lịch bài đăng và theo vòng duyệt của khách.
Lưu ý — Vượt số vòng sửa đã thoả thuận, hệ thống đánh dấu phát sinh phụ phí — có căn cứ để trao đổi với khách.
Một link riêng cho mỗi khách để họ tự xem tiến độ, báo giá, công nợ.
Lưu ý — Link cổng chứa mã bí mật. Đừng đăng nó lên nơi công khai.
Ghi giờ làm theo dự án để biết dự án nào thật sự có lãi.
Kho dịch vụ dùng lại khi báo giá, và bộ câu hỏi thu thập thông tin đầu dự án.
Hợp đồng, hoá đơn, dòng tiền và chứng từ.
Lưu hợp đồng đã ký, gắn với công ty và người phụ trách.
Xuất hoá đơn một lần hoặc theo tháng cho hợp đồng retainer.
Ghi nhận tiền thật ra vào, có bước duyệt.
Lưu ý — Trang Tài chính đếm số phiếu đã duyệt mà chưa có chứng từ. Đính ngay lúc phát sinh dễ hơn đi tìm lại vào kỳ quyết toán.
Tiền vào tiền ra theo thứ tự thời gian, kèm số dư luỹ kế từng dòng.
Lưu ý — Số dư đầu kỳ được cộng dồn từ toàn bộ lịch sử, không có ô nhập tay — nên luôn truy ngược được từng đồng đến từ phiếu nào.
Máy làm thay việc cuối tháng: cộng phiếu thu của từng hoá đơn xem có khớp không.
Lưu ý — Cột “Đã thu” chỉ tính phiếu đã duyệt. Phiếu chờ duyệt là tiền hứa, chưa phải tiền về két.
Ai làm được gì, và chỗ chỉnh cấu hình.
Quyết định bạn thấy gì và sửa được gì.
Gần như mọi thứ chỉnh được trong CRM, không phải nhờ kỹ thuật.
Nhật ký cập nhật, viết cho người dùng chứ không phải cho lập trình viên.
Hướng dẫn này không thay được một câu hỏi trực tiếp. Nhắn cho quản trị viên, hoặc liên hệ Công ty TNHH Tư vấn Root · 0374.639.192 · hello@rootagency.vn.
Vào Root CRM