Hướng dẫn sử dụng Root CRM

Có tài khoản

Không ai tự đăng ký được. Tài khoản do quản trị viên tạo trong Cài đặt → Người dùng.

• Báo quản trị viên email công ty của bạn.
• Bạn nhận một email chào mừng kèm hướng dẫn đăng nhập lần đầu.
• Nếu chưa nhận được sau vài phút, kiểm tra hộp thư quảng cáo rồi báo lại.

Lưu ý - Email dùng để đăng nhập cũng chính là email hiện trên báo giá và thư gửi khách khi bạn là người phụ trách.

Ba cách đăng nhập

Vào hệ thống bằng cách tiện nhất với bạn.

• Tiếp tục với Google - nhanh nhất, dùng chính tài khoản email công ty.
• Nhận mã qua email - hệ thống gửi mã 6 số, hiệu lực 5 phút.
• Mật khẩu - bạn tự đặt trong mục Tài khoản của tôi sau lần đăng nhập đầu.

Lưu ý - Không ai gửi mật khẩu cho bạn qua email. Lần đầu vào bằng Google hoặc mã, rồi tự đặt mật khẩu riêng.

Tìm nhanh mọi thứ

Ô tìm kiếm trên thanh trên cùng tìm xuyên lead, công ty, liên hệ, dự án, báo giá.

• Gõ tên khách, tên công ty hoặc số chứng từ.
• Trên điện thoại, bốn mục hay dùng nhất nằm ở thanh dưới đáy màn hình.
• Nút “Tất cả” ở góc phải thanh đáy mở toàn bộ danh mục chức năng.

Leads

Nơi mọi khách hàng tiềm năng đổ về, dù đến từ form website hay bạn nhập tay.

• Lọc theo nguồn, giai đoạn, người phụ trách hoặc điểm AI.
• Tick nhiều dòng để giao việc, đổi giai đoạn hoặc xoá hàng loạt.
• Mở một lead để xem toàn bộ câu trả lời khách đã điền, điểm AI và dòng thời gian trao đổi.

Lưu ý - Điểm AI là gợi ý, không phải phán quyết. Đọc phần tóm tắt bên dưới điểm số trước khi quyết định ưu tiên ai.

Thư trả lời do AI soạn

Claude soạn sẵn thư trả lời cá nhân hoá cho từng lead, bạn sửa rồi mới gửi.

• Mở lead → khối “Thư trả lời”.
• Đọc, sửa lại cho đúng giọng của bạn.
• Bấm Gửi. Thư đi dưới tên bạn, khách bấm trả lời là về thẳng hộp thư của bạn.

Lưu ý - Bấm “Soạn lại” nếu bản nháp chưa ưng - Claude viết bản mới dựa trên chính dữ liệu lead đó.

Pipeline lead

Bảng kéo thả để nhìn cả phễu bán hàng trong một màn hình.

• Kéo thẻ từ cột này sang cột khác để đổi giai đoạn.
• Mỗi lần kéo đều được ghi vào lịch sử của lead.
• Quản lý sửa được danh sách giai đoạn trong Cài đặt → Giai đoạn.

Báo giá

Soạn báo giá nhiều hạng mục, gửi link cho khách xem và tự tick chọn.

• Chọn dịch vụ từ bảng giá có sẵn, hoặc thêm dòng thủ công.
• Xuất PDF hoặc Excel, tiếng Việt hoặc tiếng Anh.
• Gửi email kèm link riêng - khách xem không cần tài khoản.

Lưu ý - Khách có thể KÝ ngay trên trang báo giá bằng chuột hoặc ngón tay. Chữ ký lưu kèm tên, thời điểm, IP - báo giá chuyển thẳng sang hợp đồng mà không cần in ra.

Lịch hẹn tư vấn

Khách tự chọn khung giờ trống của bạn, không cần nhắn qua nhắn lại.

• Bật hồ sơ đặt lịch của bạn trong Cài đặt → Đặt lịch.
• Khai báo khung giờ rảnh trong tuần và ngày nghỉ.
• Dán link đặt lịch vào chữ ký email - hệ thống dựng sẵn chữ ký để chép.
• Khách đặt xong là yêu cầu vào trạng thái chờ; bạn bấm Xác nhận và dán link Google Meet cho buổi đó.

Lưu ý - Link phòng họp được hỏi ngay lúc xác nhận, vì thư xác nhận và tệp lịch gửi đi ngay sau đó. Dán muộn hơn thì khách đã nhận thư không có link.

Đồng ý xử lý dữ liệu

Từ 19/8/2026, Nghị định 330/2026/NĐ-CP cấm coi im lặng là đồng ý và cấm ô tick sẵn. CRM ghi lại từng câu trả lời để chứng minh được khi cần.

• Form công khai có hai ô riêng: một cho việc xử lý yêu cầu, một cho việc nhận bản tin.
• Cả hai ô đều để trống sẵn. Khách không tick ô bản tin thì yêu cầu vẫn được xử lý bình thường.
• Xem tình trạng đồng ý của từng người trong trang chi tiết Liên hệ.

Lưu ý - Nhóm nhận email chiến dịch CHỈ gồm người đã tick đồng ý nhận bản tin. Con số nhỏ hơn danh sách lead là đúng, không phải lỗi.

Email chiến dịch

Gửi bản tin cho một nhóm lead, khách hàng hoặc nội bộ.

• Chọn nhóm người nhận, hoặc dán danh sách email nhập tay.
• Nhờ Claude soạn nháp từ bài mới trên website, rồi sửa bằng trình soạn thảo có định dạng.
• Thêm nút đặt lịch cuối thư, gửi thử cho chính mình, rồi mới gửi thật.

Lưu ý - Mọi thư gửi khách đều có link huỷ nhận. Đừng bỏ nó - người muốn thoát mà không thoát được sẽ bấm “báo thư rác”, hại tên miền gửi của cả công ty.

Đánh giá thương hiệu & Báo cáo Brand Health

Khách làm bài đánh giá trên website, CRM dựng báo cáo để bạn gửi lại.

• Xem điểm từng trụ cột trong mục Đánh giá thương hiệu.
• Soạn nhận xét, đổi trạng thái sang công khai rồi gửi link cho khách.

Lưu ý - Báo cáo còn ở dạng nháp thì khách mở link sẽ không xem được - nhớ chuyển sang công khai trước khi gửi.

Sức khoẻ khách hàng

Chấm điểm khách đang có hợp đồng theo dấu hiệu sớm của việc sắp rời đi, để biết trước hai tháng thay vì biết lúc họ báo dừng.

• Điểm bắt đầu từ 100, trừ khi có hoá đơn quá hạn, lâu không vào cổng khách hàng, giờ công giảm mạnh, bài chờ duyệt lâu, hợp đồng sắp hết.
• Khách rủi ro hiện luôn trên trang Tổng quan; mở trang Sức khoẻ khách hàng để xem đủ lý do.

Lưu ý - Mỗi lý do là một việc cụ thể để gọi khách. Đừng đợi điểm xuống thấp mới hỏi.

Công ty & Liên hệ

Danh bạ ở cấp tổ chức và cấp người.

• Được tạo tự động khi có lead mới khai tên doanh nghiệp.
• Tick nhiều dòng để xoá hàng loạt - hộp thoại liệt kê rõ những gì đang gắn kèm trước khi xoá.
• Liên hệ trùng email, số điện thoại hoặc tên: mở trang liên hệ, bấm Gộp liên hệ trùng. Lead, cơ hội, lịch hẹn của bản bị gộp chuyển hết sang bản giữ lại.

Dự án & Công việc

Chia hợp đồng thành đầu việc, giao người, theo hạn.

• Tạo dự án từ hợp đồng đã ký để khỏi nhập lại thông tin khách.
• Thêm công việc, giao người phụ trách và đặt hạn.
• Hệ thống nhắc trước hạn qua thông báo và email.

Lịch nội dung & Bảng duyệt bài

Lên lịch bài đăng và theo vòng duyệt của khách.

• Xem theo lịch tháng hoặc theo bảng trạng thái.
• Gửi bài cho khách duyệt qua cổng khách hàng.
• Mỗi vòng sửa của khách được đếm để đối chiếu với hạn mức trong hợp đồng.

Lưu ý - Vượt số vòng sửa đã thoả thuận, hệ thống đánh dấu phát sinh phụ phí - có căn cứ để trao đổi với khách.

Cổng khách hàng

Một link riêng cho mỗi khách để họ tự xem tiến độ, báo giá, công nợ.

• Bật cổng trong trang chi tiết công ty.
• Gửi thư mời - khách mở bằng link, không cần tài khoản, không cần mật khẩu.

Lưu ý - Link cổng chứa mã bí mật. Đừng đăng nó lên nơi công khai.

Chấm công & Giờ công

Ghi giờ làm theo dự án để biết dự án nào thật sự có lãi.

• Nhập giờ theo lưới từng ngày trong tuần.
• Quản lý xem tổng giờ và hiệu quả theo đội trong mục Giờ công.

Bảng giá dịch vụ & Bảng hỏi khách hàng

Kho dịch vụ dùng lại khi báo giá, và bộ câu hỏi thu thập thông tin đầu dự án.

• Khai báo dịch vụ một lần, mọi báo giá sau đó chọn ra dùng.
• Gửi link bảng hỏi cho khách tự điền, không cần tài khoản.

Hợp đồng

Lưu hợp đồng đã ký, gắn với công ty và người phụ trách.

• Số hợp đồng được cấp tự động theo năm.
• Chọn người phụ trách - ai chăm khách này sau khi ký.
• Đính kèm bản scan hợp đồng bằng link Google Drive.

Hoá đơn & Hoá đơn định kỳ

Xuất hoá đơn một lần hoặc theo tháng cho hợp đồng retainer.

• Tạo hoá đơn từ hợp đồng, hệ thống tự tính tạm tính, VAT và tổng cộng.
• Hoá đơn định kỳ tự sinh bản NHÁP mỗi kỳ - người thật soát rồi mới gửi khách.
• Xuất PDF hoặc Excel để gửi kèm email.

Phiếu thu / chi

Ghi nhận tiền thật ra vào, có bước duyệt.

• Lập phiếu, quản lý duyệt.
• Chỉ phiếu ĐÃ DUYỆT mới được tính vào doanh thu, chi phí và sổ quỹ.
• Đính kèm uỷ nhiệm chi, biên lai bằng link Google Drive ngay trên dòng phiếu.

Lưu ý - Trang Tài chính đếm số phiếu đã duyệt mà chưa có chứng từ. Đính ngay lúc phát sinh dễ hơn đi tìm lại vào kỳ quyết toán.

Sổ quỹ

Tiền vào tiền ra theo thứ tự thời gian, kèm số dư luỹ kế từng dòng.

• Chọn khoảng ngày cần xem.
• Đọc từ trên xuống: số dư đầu kỳ → từng phát sinh → cộng phát sinh → số dư cuối kỳ.

Lưu ý - Số dư đầu kỳ được cộng dồn từ toàn bộ lịch sử, không có ô nhập tay - nên luôn truy ngược được từng đồng đến từ phiếu nào.

Lãi lỗ theo khách

Tiền thật đã thu trừ chi phí giờ công, cho từng khách. Không cần nhập thêm gì: chấm công, bảng đơn giá và phiếu thu đã có sẵn.

• Chọn khoảng ngày. Khách lỗ nặng nhất nằm trên cùng.
• Chi phí = giờ chấm công trên dự án của khách × đơn giá giờ công từng người.

Lưu ý - Khách lỗ trong kỳ thường là chưa xuất hoá đơn kỳ đó, hoặc hợp đồng đang định giá thấp. Kiểm tra cả hai trước khi kết luận.

Nhắc thanh toán và gia hạn tự động

Hệ thống tự gửi thư nhắc khách thanh toán hoá đơn quá hạn theo ba mức leo thang, và nhắc người phụ trách trước khi hợp đồng hết hạn.

• Mốc nhắc chỉnh trong Cài đặt → Nhắc việc. Mặc định: thanh toán 3/10/20 ngày sau hạn, gia hạn 60/30/7 ngày trước hạn.
• Thư nhắc thanh toán gửi thẳng cho khách, CC người phụ trách, nêu đúng số còn nợ chứ không phải tổng hoá đơn.

Lưu ý - Mức 3 nêu hệ quả tạm dừng dịch vụ. Nếu khách này đặc biệt, tắt nhắc tự động trong Cài đặt rồi gọi tay.

Đối chiếu

Máy làm thay việc cuối tháng: cộng phiếu thu của từng hoá đơn xem có khớp không.

• Mở trang, đọc từ trên xuống - lệch tiền lớn nhất nằm trên cùng.
• Mỗi loại lệch kèm sẵn cách xử lý.

Lưu ý - Cột “Đã thu” chỉ tính phiếu đã duyệt. Phiếu chờ duyệt là tiền hứa, chưa phải tiền về két.

Hỏi CRM

Trả lời câu hỏi kinh doanh trong vài giây mà không phải mở sáu trang rồi tự cộng.

• Bấm nút ✦ Hỏi CRM trên thanh trên cùng, hoặc gõ câu hỏi vào ô tìm kiếm rồi chọn "Hỏi CRM".
• Hỏi như hỏi đồng nghiệp: "Tháng này ai chốt nhiều nhất?", "Lead nóng nào chưa ai gọi?".
• Hỏi nối tiếp được: "còn tháng trước thì sao?". Bấm vào tên trong câu trả lời để mở đúng hồ sơ.

Lưu ý - Claude chỉ ĐỌC dữ liệu, không sửa được gì, và không thấy lương hay mật khẩu. Câu trả lời lạ thì hỏi lại cụ thể hơn - nó không đoán bừa.

Kết nối Google Workspace

Cho CRM đọc Gmail, Lịch và Drive của chính bạn để làm ba việc bên dưới.

• Vào Tài khoản của tôi → Kết nối Google Workspace, tick các mục cần bật rồi bấm Kết nối Google.
• Muốn thêm mục sau này thì tick thêm và bấm Cập nhật quyền Google. Ngắt lúc nào cũng được.

Lưu ý - Kết nối Google không liên quan tới việc đăng nhập - ngắt kết nối bạn vẫn đăng nhập bình thường.

Email Gmail trong hồ sơ khách

Người nhận bàn giao khách đọc lại được toàn bộ trao đổi trước đó.

• Bật mục Gmail khi kết nối Google. CRM tự kéo thư mỗi 30 phút, lần đầu lấy 60 ngày gần nhất.
• Xem ở tab Gmail trên trang lead, hoặc cuối trang công ty và liên hệ.
• Thư riêng tư lỡ khớp: mở thư, bấm "Gỡ khỏi CRM".

Lưu ý - Chỉ thư gửi tới hoặc nhận từ liên hệ có trong CRM mới được lưu. Thư nội bộ, quảng cáo, mạng xã hội bị bỏ qua.

Lịch hẹn nối Google Calendar

Khách không đặt trúng giờ bạn đang họp, và lịch hẹn tự vào lịch của bạn.

• Bật mục Google Calendar khi kết nối Google.
• Khi xác nhận lịch hẹn, để trống ô link: nếu hồ sơ đặt lịch không có phòng cố định, CRM tự tạo phòng Google Meet riêng cho buổi đó.

Lưu ý - Khách huỷ hoặc đổi giờ thì sự kiện trong lịch của bạn cũng tự huỷ hoặc dời theo.

Biên bản từ ghi âm cuộc gọi

Gọi xong là có biên bản, ghi chú tư vấn và danh sách việc - không phải gõ lại.

• Trên trang lead, tab Ghi chú & Email, bấm Bắt đầu ở khối Biên bản từ ghi âm.
• Dán bản ghi Google Meet, tải tệp ghi âm (dưới 4MB), hoặc dán link Google Drive của bản ghi.
• Đọc biên bản Claude viết, sửa nếu cần, tick việc muốn tạo, rồi bấm Áp dụng vào hồ sơ.

Lưu ý - Google Meet tự lưu "Bản ghi" thành Google Docs trong thư mục Meet Recordings - dùng link đó là nhanh và chuẩn nhất.

Báo cáo quảng cáo

Gửi khách báo cáo kết quả chạy quảng cáo định kỳ mà không mất nửa ngày làm slide.

• Trên trang công ty, mục Tài khoản quảng cáo: gắn ID tài khoản Meta (act_…) hoặc Google Ads.
• Vào Báo cáo quảng cáo, chọn khách và kỳ, bấm Tạo báo cáo. CRM kéo số, so với kỳ trước, Claude viết nhận xét.
• Đọc lại, sửa nhận xét, rồi bấm Công bố lên cổng khách hàng.

Lưu ý - Chưa nối API thì vẫn tạo được báo cáo và nhập số tay; bấm Viết lại nhận xét sau khi nhập.

Khảo sát NPS

Biết khách có hài lòng không trước khi họ báo dừng.

• Tự gửi khi dự án chuyển sang Hoàn thành, và giữa tháng cuối mỗi quý với khách retainer.
• Gửi tay: trang công ty → Mức hài lòng (NPS) → Gửi khảo sát.
• Khách chấm từ 6 trở xuống: người phụ trách nhận cảnh báo ngay, điểm sức khoẻ khách bị trừ.

Lưu ý - Gọi lại trong 48 giờ khi khách chấm thấp thường cứu được mối quan hệ. Khách chấm 9-10 là lúc tốt để xin giới thiệu.

Khách giới thiệu khách

Cảm ơn đúng người, đúng lúc, và biết truyền miệng mang về bao nhiêu tiền.

• Trên trang lead, khối Người giới thiệu: chọn liên hệ trong CRM hoặc nhập tên người ngoài.
• Cơ hội của lead chốt thắng: CRM tự tính thưởng và báo người phụ trách.
• Quản lý vào trang Giới thiệu khách, bấm Trả thưởng để lập phiếu chi.

Lưu ý - Form website có ô "nguoi-gioi-thieu" thì CRM tự ghi nhận, khớp luôn liên hệ nếu khách ghi email hoặc số điện thoại người giới thiệu.

Kế hoạch nhân lực

Nhìn trước tuần sau ai quá tải, ai còn trống, trước khi nhận thêm việc.

• Vào Kế hoạch nhân lực. Quản lý bấm vào ô người × tuần để xếp giờ cho từng dự án, việc nội bộ hoặc nghỉ phép.
• Retainer lặp đều thì bấm "Chép tuần trước" ở đầu cột tuần.
• Tuần đã qua hiện thêm giờ chấm công thực tế để so với kế hoạch.

Lưu ý - Người làm bán thời gian: sửa "Giờ làm mỗi tuần" trong hồ sơ nhân sự, không thì hệ thống tính theo chuẩn công ty.

Trang Hôm nay

Mở máy là biết gọi ai trước, họp với ai, việc nào đến hạn - không phải lục từng trang.

• Bấm Hôm nay ở đầu thanh bên (trên điện thoại là tab đầu tiên ở thanh đáy).
• Gọi xong, bấm Đã gọi / Đã nhắn Zalo / Đã email và chọn số ngày hẹn gọi lại. Lead biến khỏi danh sách tới ngày hẹn.

Lưu ý - Quản lý thấy cả lead nóng chưa ai nhận của toàn đội; nhân viên chỉ thấy phần của mình.

Xem nhanh và góc nhìn đã lưu

Xem một hồ sơ mà không mất chỗ đang cuộn và bộ lọc đang dùng.

• Bấm tên lead, báo giá, hoá đơn, cơ hội hoặc công ty trong danh sách: ngăn xem nhanh mở bên phải. Giữ Ctrl/⌘ khi bấm để mở trang đầy đủ.
• Trên bảng Leads: lọc xong, bấm Lưu góc nhìn và đặt tên ("Lead nóng của tôi"). Quản lý tick Chia sẻ để cả nhóm dùng chung.
• Nút Cột để ẩn hiện cột; đổi trạng thái, giai đoạn, người phụ trách ngay trên ô.

Danh thiếp

Danh thiếp in, danh thiếp số và tệp danh bạ .vcf luôn khớp nhau, không phải đặt thiết kế lại khi đổi chức danh.

• Vào menu ảnh đại diện → Danh thiếp. Sửa chức danh, số di động; bản xem trước cập nhật ngay.
• Tải PDF để in (đã có tràn lề 2mm, in giấy 300gsm). Quản lý tải được PDF của cả đội một lần.
• Chép chữ ký email có sẵn ở cuối trang; gửi link danh thiếp số cho khách để họ lưu vào danh bạ.

Lưu ý - Số di động trên danh thiếp cũng là số Zalo Mini App dùng để nhận ra bạn là nhân sự Root - giữ cho đúng.

Chế độ tối

Đỡ chói khi làm buổi tối.

• Menu ảnh đại diện → chọn Sáng, Tối hoặc Theo máy.

Lưu ý - Trang khách xem (báo giá, cổng khách hàng, đặt lịch) luôn nền sáng để in và chụp màn hình cho đẹp.

Tạo và đăng một trang

Đưa trang thiết kế sẵn lên mạng trong vài phút, không cần hosting hay lập trình viên.

• Marketing → Landing page → Trang mới: đặt tên, tên miền (ví dụ uudai.rootagency.vn) và mã nguồn lead.
• Kéo thả tệp .html vào ô Nội dung. Đọc các cảnh báo SEO, sửa trong thiết kế gốc nếu cần rồi nhập lại.
• Mục Tên miền: bấm Gắn vào Vercel (quản trị viên), tạo bản ghi DNS như bảng hướng dẫn, bấm Kiểm tra lại tới khi đủ dấu tích.
• Bấm Đăng trang. Sửa gì sau đó thì khách thấy sau khoảng 1 phút.

Lưu ý - Form trong HTML phải gửi về /api/lp/submit - trang chi tiết có đoạn mẫu để đưa cho người thiết kế. Thiếu là CRM cảnh báo đỏ.

Lead từ landing page

Biết chiến dịch nào ra khách, và khách được trả lời đúng lời hứa của trang.

• Lead mang mã nguồn của trang - bấm số lead ở danh sách Landing page để lọc riêng.
• Điền ô "Dặn Claude" để thư trả lời tự động nói đúng ưu đãi, mốc thời gian của chiến dịch.
• Điền "Câu đồng ý" đúng nguyên văn trên trang: nhật ký đồng ý ghi lại chính câu đó.

Lưu ý - Trang chỉ chạy quảng cáo hoặc đang thử A/B thì tắt "Cho Google lập chỉ mục" để không bị coi là nội dung trùng lặp.

Viết và đăng nội dung

Bài viết, dịch vụ, ngành, dự án, đội ngũ, câu hỏi thường gặp - sửa là website cập nhật ngay, không cần lập trình viên.

• Marketing → Website đa ngôn ngữ → chọn website. Bảng nội dung có một cột cho mỗi ngôn ngữ.
• Bấm ô ngôn ngữ còn trống để viết bản dịch: CRM chép sẵn khung từ bản gốc, sửa lại cho người đọc ngôn ngữ đó rồi bấm Đăng.
• Nội dung viết bằng Markdown: ## để tạo mục (tự vào mục lục), - để gạch đầu dòng. Bấm Xem trước để kiểm tra.
• Bài viết nên có tác giả thật (chọn từ Đội ngũ) và ảnh bìa - Google và các AI tin bài có người đứng tên hơn.

Lưu ý - Chữ trên trang chủ (tiêu đề lớn, ba điểm khác biệt, quy trình…) sửa ở nút "Chữ trang chủ". Ô để trống dùng chữ mặc định.

Lead từ website

Bốn mức quan tâm: nhận hồ sơ năng lực, nhận tài liệu "5 sai lầm", chẩn đoán thương hiệu miễn phí, đặt lịch 30 phút.

• Lead mang nguồn Website JP cùng nhãn mức quan tâm và phân khúc (doanh nghiệp Nhật / nhân sự Việt) - lọc ở trang Lead.
• Khách nhận thư trả lời tự động bằng đúng ngôn ngữ đang xem. Hai mức đầu tải PDF ngay sau khi gửi.
• Nhân sự Việt muốn gửi tài liệu cho sếp: CRM báo cho người phụ trách kèm email của sếp - Root tự liên hệ, không gửi thư tự động cho người chưa đồng ý.
• Đặt lịch lấy giờ trống từ trang đặt lịch đã chọn trong Cài đặt website.

Lưu ý - Tải PDF cho từng ngôn ngữ ở mục Tài liệu. Chưa có PDF thì khách vẫn đăng ký được và Root gửi tay.

Trước khi chạy quảng cáo

Danh sách kiểm tra trên trang website cho biết còn thiếu gì.

• Điền GA4 Measurement ID và Meta Pixel ID trong Cài đặt để đo lượt đăng ký, tải PDF, bấm gọi.
• Giá dịch vụ, tên khách hàng, kết quả dự án chỉ hiện khi đã điền - chỉ điền số liệu thật và khi khách đã đồng ý nêu tên.
• Nhờ người Nhật bản ngữ đọc lại chữ tiếng Nhật trước khi quảng cáo tới doanh nghiệp Nhật.

Ai thấy gì

Một app cho cả ba nhóm người, tự đổi giao diện theo người đang mở.

• Khách lạ: xem dịch vụ (không kèm giá), đội ngũ, đặt lịch tư vấn, nhắn tin cho Root.
• Khách hàng: tiến độ dự án, duyệt nội dung, ký báo giá, xem và thanh toán hoá đơn, trả lời khảo sát.
• Nhân sự: việc hôm nay, lead (gọi một chạm, ghi lại cuộc gọi), xác nhận lịch hẹn, duyệt thư follow-up, gửi danh thiếp.

Nhận ra khách hàng và nhân sự

Không phải cấp tài khoản hay mật khẩu cho ai.

• Người dùng bấm Liên kết tài khoản và đồng ý chia sẻ số điện thoại Zalo.
• Số trùng số của một liên hệ trong CRM → vào chế độ khách hàng của công ty đó. Trùng số di động trên danh thiếp nhân sự → vào chế độ nhân sự.
• Khách báo không liên kết được: kiểm tra số điện thoại trong hồ sơ liên hệ, sửa cho đúng, rồi nhờ khách bấm liên kết lại. Danh bạ đồng bộ 15 phút một lần.

Lưu ý - Nhân sự nghỉ việc (tài khoản bị khoá) tự mất quyền trong Mini App ở lần mở tiếp theo.

Tiền về từ Zalo

Khách trả hoá đơn ngay trong Zalo, kế toán không phải chờ sao kê mới biết.

• Khách thanh toán xong, CRM tự lập phiếu thu ở trạng thái chờ duyệt, ghi mã giao dịch, và báo quản trị viên.
• Kế toán đối chiếu với sao kê như mọi khoản thu rồi duyệt phiếu.

Lưu ý - Số tiền khách trả luôn là số còn nợ CRM tính tại lúc bấm thanh toán - khách không tự sửa được.

Bốn cấp quyền

Quyết định bạn thấy gì và sửa được gì.

• Quản trị viên - toàn quyền, kể cả cài đặt và quản lý người dùng.
• Quản lý - duyệt phiếu, xoá dữ liệu, xem báo cáo toàn đội.
• Nhân viên - xử lý lead, dự án, lập chứng từ nhưng không duyệt.
• Chỉ xem - đọc, không sửa được gì.

Cài đặt

Gần như mọi thứ chỉnh được trong CRM, không phải nhờ kỹ thuật.

• Thông tin pháp nhân, mã số thuế, tài khoản ngân hàng - in trên báo giá và hoá đơn.
• Kênh gửi email, địa chỉ gửi đi, email nhận thông báo lead mới.
• Nhắc theo dõi lead: bao nhiêu ngày im lặng thì nhắc, nhắc lại cách nhau bao lâu.
• Bật đăng nhập Google, khai báo domain email được phép vào hệ thống.

Bản tin đầu tuần

7:30 sáng thứ Hai, Claude đọc số liệu tuần qua và gửi quản lý mười dòng: tuần qua, tiền, khách cần để mắt, việc tuần này.

• Chỉ viết từ số liệu có thật trong CRM, không suy đoán.
• Tắt trong Cài đặt → Nhắc việc nếu không cần.

Có gì mới

Nhật ký cập nhật, viết cho người dùng chứ không phải cho lập trình viên.

• Chấm đỏ trên thanh trên cùng sáng lên khi có bản mới.
• Mỗi dòng trả lời “giờ tôi làm được gì mà trước đây không làm được”.